Ciclo PDCA

CICLO PDCA - O ciclo PDCA é ferramenta fundamental para acompanhar, analisar e melhorar os processos organizacionais, deixando-os mais claros e ágeis. Contribui para a excelência do trabalho em equipe, garantindo os melhores resultados para a sua empresa.

PLAN: (planeamento) estabelecer missão, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessárias para o atingimentos dos resultados.

DO: (Execução) realizar, executar as atividades.

CHECK: (Verificação) monitorar e avaliar os resultados, periodicamente, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o plenejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as infomações, eventualmente confeccionando relatórios.

ACT: (Agir) Agir de acordo com o avaliado, e de acordo com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas

Estratificação

 

Estratificação - Importante ferramenta para Qualidade

A ferramenta de estratificação tem como função analisar os dados para buscar oportunidades de melhoria, sempre utilizada nos casos cujos dados mascaram os fatos reais. Isto geralmente ocorre quando os dados registrados provêm de diferentes fontes, mas são tratadas igualmente sem distinção.

Os dados podem ser agrupados sob vários pontos de vista, em função de suas semelhanças, para melhor observá-los e analisá-los. Essas diferentes formas de se agrupar tais dados chamam-se estratificação.

Os dados podem, por exemplo, ser agrupados em função do tempo, do local, do tipo, do sintoma e de outros fatores. A estratificação consiste, pois, em dividir um problema em “extratos” (camadas) semelhantes.

A ferramenta de qualidade tem como função analisar os dados para buscar oportunidades de melhoria, sempre utilizada nos casos cujos dados mascaram os fatos reais. Isto geralmente ocorre quando os dados registrados provêm de diferentes fontes, mas são tratadas igualmente sem distinção.

Aplicações

Analisar dados com o objetivo de encontrar oportunidades de melhorias;

Dividir os dados em categorias ou características importantes com o objetivo de direcionar ações corretivas;

Separar os dados de modo a expor padrões latentes;

Buscar identificar origens diferentes e, assim, direcionar a sua solução;

Focalizar os dados em subgrupos para analise dos seus efeitos;

Pesquisar os caminhos que contribuem com maior intensidade na identificação de um problema;

Como construir

1° Pesquisar as causas de falhas de um processo, rever todas as variáveis que possam controlar a qualidade dos seus resultados. Depois, para cada uma delas, preveja que fatores podem controlar mudanças nos seus respectivos comportamento estatístico. Uma forma fácil de fazer isto é pôr em discussão as relações entre cada variável e os 6 Ms do diagrama de Ishikawa;

2° Selecionadas as variáveis que serão medidas e os agrupamentos que serão organizados, prepare listas de verificação para coleta dos dados. Os resultados serão tratados estatisticamente, calculando-se, por exemplo, a média e amplitude e montando os histogramas para cada grupo.

A estratificação de ordenamento é o primeiro tratamento que os dados recebem, dentro das estatística descritiva.

A organização dos dados em uma determinada ordem simplifica, por exemplo, o cálculo da amplitude e permite uma representação gráfica que seja mais expressiva do que a tabulação.

Ishikawa (Espinha de peixe)

De posse das seleções dos problemas, montaremos a Espinha de peixe, que dará uma visualização melhor de ações a serem tomadas, obtendo o gráfico abaixo:

Exemplo de diagrama de Ishikawa.

•         Técnica para análise das causas profundas, na transição entre a descrição do problema e a formulação de soluções.

•         Usado para auxiliar a identificação e a justificativa das causas, e melhorias de determinados processos, de modo a analogamente incorporá-las em processos similares.

•         Este diagrama possibilita que se aprofunde a análise, e que se tenha uma visão macroscópica, de diversos fatores envolvidos no processo, facilitando a visualização das causas dos problemas, definindo aspectos como mão-de-obra, máquina, método, material e meio-ambiente.



O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como "Diagrama de Causa e Efeito", "Diagrama Espinha-de-peixe" ou "Diagrama 6M" (ver abaixo), é uma ferramenta gráfica utilizada pela Administração para o gerenciamento e o Controle da Qualidade (CQ) em processos diversos de manipulação das fórmulas. Originalmente proposto pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa em 1943 e aperfeiçoado nos anos seguintes.

Em sua estrutura, os problemas podem ser classificados como sendo de seis tipos diferentes (o que confere a esse diagrama o nome alternativo de "6M"):

• Método;
• Matéria-prima;
• Mão-de-obra;
• Máquinas;
• Medição;
• Meio ambiente.

O sistema permite estruturar hierarquicamente as causas potênciais de determinado problema ou oportunidade de melhoria, bem como seus efeitos sobre a qualidade dos produtos. Permite também estruturar qualquer sistema que necessite de resposta de forma gráfica e sintética (isto é, com melhor visualização).

O diagrama pode evoluir de uma estrutura hierárquica para um diagrama de relações, uma das sete ferramentas do Planejamento da Qualidade desenvolvidas por Ishikawa, que apresentam uma estrutura mais complexa e não hierárquica.

Ishikawa observou que, embora nem todos os problemas pudessem ser resolvidos por essas ferramentas, ao menos 95% poderiam ser, e que qualquer trabalhador fabril poderia efetivamente utilizá-las. Embora algumas dessas ferramentas já fossem conhecidas havia algum tempo, Ishikawa as organizou especificamente para aperfeiçoar o Controle de Qualidade Industrial nos anos 60.

Talvez o alcance maior dessas ferramentas tenha sido a instrução dos Círculos de Controle de Qualidade (CCQ). Seu sucesso surpreendeu a todos, especialmente quando foram exportados do Japão para o ocidente. Esse aspecto essencial do Gerenciamento da Qualidade foi responsável por muitos dos acréscimos na qualidade dos produtos japoneses e, posteriormente, muitos dos produtos e serviços de classe mundial.

O Diagrama de Ishikawa pode também ser utilizado na verificação e validação de software.

Fatores críticos de sucesso:

Participação de todos os envolvidos.

Não criticar nenhuma idéia.

Visibilidade favorece a participação.

Agrupar as causas conjuntamente.

Entender claramente cada causa.

 

Não sobrecarregar demais o diagrama.

Construir um diagrama separado para cada problema/defeito.

Imaginar as causas mais favoráveis.

Criar ambiente de solução ambientada.

PROCESSOS

O que é processo: Processo (no latim procedere é verbo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere)). É conjunto seqüencial e peculiar de ações que objetivam atingir uma meta. É usado para criar, inventar, projetar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas. Processo são etapas que transformam o produto inicial em saída, com qualidade e atendendo as expectativas planejadas.

M1 –  Mão-de-obra

M2 –  Meio Ambiente

M3 –  Máquinas

M4 –  Matéria-prima

M5 –  Métodos

M6 –  Medidas

Os processo podem ser bastante simples como na imagem exemplo no inicio desta postagem ou bastante complexos como este da nova missão da Antunes ex-SAP empresa de TI.

O PRINCÍPIO 80/20

O Princípio 80/20 afirma que existe um forte desequilíbrio entre causas e efeitos, entre esforços e resultados e entre ações e objetivos alcançados. O Princípio afirma, de uma maneira genérica, que 80% dos resultados que obtemos estão relacionados com 20% dos nossos esforços. Em outras palavras: uma minoria de ações leva a maior parte dos resultados, em contra-partida, uma maioria de ações leva a menor parte dos resultados. A seguir alguns fatos que ilustram o Princípio 80/20:

  80% do total de vendas está relacionado com 20% dos produtos.

  80% dos lucros de uma empresa está relacionada com 20% dos produtos.

  80% dos lucros está relacionado com 20% dos clientes.

  80% dos acidentes de trânsito é causado por 20% dos motoristas.

  80% dos usuários de computador usa apenas 20% dos recursos disponíveis

  80% do tempo usamos 20% de nossas roupas.

  80% das pessoas prefere 20% dos sabores ou cores disponíveis.

  Pareto descobriu, em uma pesquisa do Século XIX, que 80% da renda, na Inglaterra, ia para 20% da população.

  80% dos resultados são obtidos por 20% dos funcionários.

Obviamente que a relação entre causas e efeitos não é exatamente 80/20, mas algo próximo desta proporção. A relação 80/20 é apenas um referencial. O que mais surpreendeu, na pesquisa de Vilfredo Pareto, é que o desequilíbrio representado pelo princípio 80/20 pode ser observado em diversas outras relações causas/efeitos do dia-a-dia.

Uma vez aceitando como verdadeiro o princípio 80/20, como podemos usá-lo na nossa empresa, na nossa carreira e na nossa vida pessoal?

Podemos resumir esta resposta na seguinte frase: “Identificar os 20% de esforços/ações que são responsáveis pela geração de 80% dos resultados e nos concentrarmos neles, procurando melhorá-los e aperfeiçoá-los cada dia mais”.

Um exemplo muito interessante de aplicação do princípio 80/20 vem da IBM, empresa americana da área de computação. A IBM descobriu, em 1963, que 80% dos recursos de um computador são gastos executando 20% das instruções do Sistema Operacional. O que a IBM fez? A IBM concentrou a sua equipe de programadores na melhoria e aperfeiçoamento das instruções mais utilizadas, com o objetivo de torná-las mais rápidas e eficientes. Com isso o Sistema Operacional melhorou consideravelmente.

Uma empresa pode concentrar esforços nos 20% dos clientes que são responsáveis por 80% das vendas ou lucros. Pode alocar recursos para pesquisa e desenvolvimento dos 20% de produtos que são responsáveis por 80% das vendas ou lucros. Pode investir mais em treinamento e desenvolvimento dos 20% dos funcionários que são responsáveis por 80% dos resultados e assim por diante.

O PRINCÍPIO 80/20 E O FOCO NOS RESULTADOS

Vivemos uma época de transição. Como toda transição, esta também é caracterizada por incertezas, resistência à mudança e, principalmente, turbulências. Transição de um modelo baseada na produção para outro, completamente baseado no conhecimento e na prestação de serviços. Muitos autores rotulam esta nova era de diversas maneiras: Era da informação, Revolução do conhecimento, Era pós-industrial e assim por diante.

Uma das principais características deste momento que vivemos é uma obsessão, quase doentia, pelo mais: mais conhecimento, mais produtividade, mais resultados, mais lucros, mais clientes, mais participação no mercado, mais Stress (mesmo que não desejado) e assim por diante. Porém ao mesmo tempo em que somos exigidos a produzir mais, a gerar mais resultados, temos menos tempo, a cada crise financeira ou ataque especulativo temos menos recursos, menos paciência, menos saúde e assim por diante.

Como conciliar estes aspectos, aparentemente, tão antagônicos, tão paradoxais? Neste ponto acho que o Princípio 80/20 (também conhecido como princípio de Pareto, por ter sido identificado, pela primeira vez há cerca de 100 anos pelo economista italiano Vilfredo Pareto) pode ser um auxiliar valioso para nossa carreira pessoal e, principalmente, para nossa vida pessoal. Vamos inicialmente fazer uma apresentação do princípio 80/20 e em seguida mostrar como você pode utilizá-lo, na prática, para construir uma carreira de sucesso, ao mesmo tempo em que mantém uma vida pessoal saudável e equilibrada.

VILFREDO PARETO

Vilfredo Pareto (Paris, 15 de Julho de 1848 - Céligny, 19 de Agosto de 1923) foi um político, um sociólogo e um economista italiano, que em 1897 executou um estudo sobre a distribuição de renda. Através deste estudo, percebeu-se que a distribuição de riqueza não se dava de maneira uniforme, havendo grande concentração de riqueza (80%) nas mãos de uma pequena parcela da população (20%).

Pareto introduziu o conceito de ótimo de Pareto e ajudou o desenvolvimento da macroeconomia com a idéia de curva de indiferença.

A partir de então, tal princípio de análise, conhecida com Lei de Pareto, tem sido estendido a outras áreas e atividades tais como a educação e pesquisa, a industrial e a comercial, sendo mais amplamente aplicado a partir da segunda metade do século XX.

A técnica do 80/20 responde bem a adoção de ações a serem tomadas, sendo que ao alcançarmos o vinte porcentos, definimos que agir nos itens que estejam contidos nesse percentual, estaremos resolvendo a maioria dos problemas, pois são eles os principais influenciadores de todo o processo.